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In den FAQ (Frequently Asked Questions, häufig gestellte Fragen) beantworten wir Ihnen Fragen rund um LeManSys, die uns häufiger von Kunden gestellt werden. Falls Sie hier auf eine Frage keine Antwort finden sollten, zögern Sie nicht, mit uns Kontakt aufzunehmen.
Allgemeines
- Welche grundlegenden Vorteile bringt mir der Einsatz von LeManSys?
Der Einsatz der elektronischen Unterweisung mit LeManSys ist eine strategische Entscheidung. Das, was bisher bei allen Anwendern erreicht wurde, sind:
- Entlastungen bei den Unterweisenden
- Verringerung des Aufwands für die Organisation der Unterweisungen
- lückenlose Dokumentation aller Unterweisungs-Aktivitäten
- statistische Auswertungen
- Verbesserung der Qualität der Unterweisungen
- Kostensenkungen
- positive Effekte bei Audits, Überprüfungen und Begehungen
- Muss mit LeManSys generell auf persönliche Unterweisungen verzichtet werden?
Nein. Wir empfehlen nicht, Mitarbeiter ausschließlich elektronisch zu unterweisen. Die optimale Lösung liegt in der Kombination beider Verfahren. Das Stichwort heißt "Blended Learning", also zusammengesetztes Lernen.
Bei dieser Kombination aus persönlicher und elektronischer Unterweisung bestimmen Sie, welchen Anteil an der Unterweisung jedes der Elemente erhalten soll. Das kann entsprechend der jeweiligen Aufgabe bzw. entsprechend des Themas unterschiedlich festgelegt werden.
So können für Erst-, Wiederholungs- oder anlassbezogene Unterweisungen unterschiedlich hohe Anteile an elektronischer Unterweisung zugrunde gelegt werden. - Welchen Mehrwert bietet mir LeManSys, wenn ich elektronische Unterweisungen ohnehin bereits nutze?
Unter elektronischer Unterweisung werden verschiedene Konzepte verstanden. Nicht alles, was elektronisch vermittelt wird, ist bereits ein Unterweisungs-System.
Ein System wie LeManSys deckt dieses Aufgabenfeld komplett ab. Verwaltung von Mitarbeitern und Lerninhalten, Zuweisung, Terminüberwachung, Verständniskontrolle, automatische Nachweiserstellung und -verwaltung und umfassende anonymisierte Auswertungsmöglichkeiten sind die wesentlichen Stichworte.
Erledigt Ihr System das auch alles für Sie? - Welche Alternativen gibt es zum Kauf der Software?
Neben dem Kauf bieten wir verschiedene Modelle an, mit denen Sie die Software zu laufenden Kosten, also ohne Investitionsbudget, zur Verfügung gestellt bekommen.
Hierzu erstellen wir Ihnen gern ein individuelles Angebot. - Wie kann ich sichergehen, dass sich das System für mein Unternehmen rentiert?
Sie werden überrascht sein, wie schnell sich die Ausgaben amortisieren. Gerne rechnen wir auf der Basis Ihrer Daten aus, wann der Break-Even-Point erreicht ist (wann Sie mehr eingespart als investiert haben) und wie hoch Ihre Einsparungen gegenüber der persönlichen Unterweisung sind.
- Wie groß ist der Aufwand bis zur eigentlichen Inbetriebnahme?
Sie werden sehen, dass das System nach der Installation aufgrund der lieferbaren Lerninhalte sofort einsetzbar ist. Ihr Aufwand besteht i. d. R. aus kleineren Anpassungen, die sehr schnell durchzuführen sind.
- Wie viel Zeit benötigt man für die Einarbeitung in das System?
Die Software wird durch uns komplett funktionsfähig bereitgestellt. Die Anforderungen für die Bedienung sind äußerst gering, da sich vieles aufgrund der ergonomischen Oberflächen selbst erklärt. Sie werden überrascht sein, wie leicht die Software dadurch auch von ungeübten Mitarbeitern bedient werden kann.
Klingt zu schön um wahr zu sein? Dann überzeugen Sie sich am besten selbst von der leichten Bedienbarkeit mittels unseres kostenfreien Testzugangs. - Was tue ich, wenn ich Hilfe brauche?
LeManSys ist weitgehend selbsterklärend und intuitiv zu bedienen – aber falls Sie dennoch Hilfe brauchen, bieten wir Ihnen eine Reihe von Möglichkeiten:
- Jeder Bestandteil von LeManSys ist über eine Hilfe direkt auf der entsprechenden Seite umfangreich dokumentiert – ein Klick auf das Hilfe-Symbol genügt!
- Speziell für die Erstnutzung stellen wir Ihnen gerne unsere Anwenderschulungen zur Verfügung. Es handelt sich hierbei um Videoschulungen, die Ihnen die grundlegenden Funktionen von LeManSys kompakt und einfach erklären.
- Für LeManSys stellen wir Ihnen mit LeWiki eine umfangreiche Onlinehilfe zur Verfügung. Dort werden sowohl grundsätzliche Vorgehensweisen, als auch spezielle Problemlösungen beschrieben.
Die Onlinehilfe ist als Wiki-System aufgebaut. Das heißt für Sie: Wenn Ihnen Wikipedia bekannt ist, werden Sie sich sofort zurechtfinden! - Falls Sie immer noch nicht weiter wissen: Kontaktieren Sie uns! Wir helfen Ihnen gerne – sei es telefonisch, per E-Mail oder über unser Online-Support-Tool TeamViewer!
- Wie stellt LeManSys Qualität und Ergonomie der elektronischen Unterweisung sicher?
Wir arbeiten bei der Erstellung von Schulungsinhalten mit namhaften Partnern wie etwa dem Haufe Verlag zusammen. So ist sichergestellt, dass Sie nur qualitativ hochwertige und aktuelle Schulungsinhalte von uns erhalten.
Das Unterweisungssystem selbst wird kontinuierlich angepasst, um den Nutzern ein bestmögliches Lernerlebnis zu bieten. Dabei verlassen wir uns neben neuesten Erkenntnissen aus Softwareergonomie und Lernforschung v.a. auf Nutzerfeedback – Ihre Meinung ist uns wichtig! - Ist LeManSys auch in anderen Sprachen verfügbar?
Ja. LeManSys ist so konzipiert, dass neue Sprachen problemlos hinzugefügt werden können. Neben Deutsch ist Englisch bereits standardmäßig in LeManSys enthalten. Wenn Sie weitere Sprachen wünschen, können wir Ihnen diese in Zusammenarbeit mit professionellen Übersetzern kurzfristig in LeManSys zur Verfügung stellen.
- Womit kann ich LeManSys erweitern?
LeManSys ist ein umfassendes Werkzeug zur elektronischen Unterweisung. Das heißt, LeManSys bietet Ihnen neben den Grundfunktionen der elektronischen Unterweisung bereits eine große Anzahl an Komfort- und Zusatzfunktionalitäten, wie etwa die Möglichkeit zur Unterweisung von Fremdfirmenmitarbeitern, die Selbstzuweisung von Schulungen, die Automatisierung von Schulungszuweisungen usw.
Außerdem ist LeManSys höchst flexibel. Das heißt, die Software kann durch entsprechende Einstellungen an nahezu alle individuellen Kundenwünsche angepasst werden. Durch die Kombination mit
- dem Gewinnspielmodul WinManSys
- dem Dokumenten-Management-System DoManSys
- dem PSA-Shop, einem Katalogsystem für Schutzausrüstungsartikel
können Sie verschiedene Aufgaben, die sich im Umfeld der Mitarbeiterunterweisung ergeben, abdecken, und so die Möglichkeit, eine an Ihren Bedarf angepasste Lösung zu erhalten, nochmals erweitern.
Technisches
- Kann ich LeManSys im Internet betreiben?
Selbstverständlich. Wir bieten Ihnen an, die Software für Sie zu hosten (Bereitstellung im Internet) und die damit verbundenen Leistungsmerkmale auf Ihre Bedürfnisse optimal anzupassen (Speicherplatz, Verschlüsselung, Performance, ...) bis hin zur Bereitstellung separater Server.
- Kann ich LeManSys im firmeneigenen Intranet betreiben?
LeManSys können Sie problemlos im firmeneigenen Intranet betreiben. Dabei besteht die Option, die Software auf einem bereits vorhandenen Server zu installieren oder einen eigenen neuen Server zu nutzen.
Der Einsatz von Virtualisierungslösungen (z. B. VM-Ware) ist problemlos möglich. - Welche Systemanforderungen werden an den Arbeitsplatzrechner gestellt?
Ein typischer Arbeitsplatz-PC in Ihrem Unternehmen erfüllt die notwendigen Grundanforderungen. Abhängig vom eingesetzten Betriebssystem und Schulungsinhalten ist somit ein PC mit einer CPU ab 1GHz und 256MB RAM in der Regel ausreichend.
Sonst benötigen Sie lediglich einen Webbrowser (Internet Explorer, Mozilla Firefox o.ä.) mit aktiviertem JavaScript. Wenn Sie Schulungsmedien wie Videos oder Audiodateien verwenden möchten, sind zusätzlich Lautsprecher oder Kopfhörer erforderlich. - Kann ich LeManSys auch einsetzen, wenn meine Mitarbeiter keinen eigenen PC-Arbeitsplatz besitzen?
Speziell für Mitarbeiter ohne eigenen PC bieten wir Terminals an, die an zentraler Stelle aufgestellt werden und somit von vielen Mitarbeitern benutzt werden können.
Alternativ lassen sich auch vorhandene PC-Arbeitsplätz zugänglich machen. Die technischen Anforderungen an die PCs sind dabei äußerst gering. - Welche Systemanforderungen werden an den Server gestellt?
Um flüssiges Arbeiten sicherzustellen, sollte der Server über einen Dual-Core Prozessor (2x 2,4 GHz oder besser) sowie 4GB RAM verfügen. Die erforderliche Festplattenkapazität hängt von Anzahl, Größe und Änderungshäufigkeit der von Ihnen verwendeten Schulungen ab, sollte aber 200MB nicht unterschreiten.
Die Virtualisierung des Servers ist möglich, z.B. über VMWare. - Ist die Verwendung von LeManSys in einer Citrix-Umgebung möglich?
Ja. LeManSys ist ein Web-Applikation und kann somit problemlos in einer Citrix-Umgebung ausgeführt werden. Den Terminals muss nur ein Webbrowser zur Verfügung stehen (siehe 3.).
- Welche Bandbreite benötige ich, um auf LeManSys als Internetlösung zuzugreifen?
LeManSys nutzt die zur Verfügung stehende Bandbreite optimal aus. Sofern Sie keine umfassenden Schulungsinhalte wie Videoclips oder animierte Inhalte verwenden möchten, ist jeder aktuell verfügbare Breitband-Internetzugang mehr als ausreichend.
- Kann ich in LeManSys auch eigene Inhalte, Dateien und Multimedia-Daten für Schulungen verwenden?
Ja. LeManSys unterstützt Schulungsinhalte in allen gängigen Dateiformaten, wie etwa Microsoft PowerPoint, PDF, Flash Video usw. Sie benötigen keine spezielle Software, wie beispielsweise Autorensysteme, und auch keine Programmierkenntnisse.
- Benötige ich zusätzliche Plugins wie etwa ActiveX oder Java?
Nein. Bei der Entwicklung von LeManSys haben wir bewusst von der Verwendung von Technologien, die zusätzliche Plugins erfordern, abgesehen. Für den Betrieb von LeManSys ist nur ein JavaScript-fähiger Browser erforderlich. Allerdings setzt die Verwendung des Internet Explorer in der Version 6 aktiviertes ActiveX voraus.
Weiterhin können abhängig von Ihren Schulungsinhalten ggf. weitere Plugins erforderlich sein, etwa das Flash-Plugin bei der Verwendung von Flash-Videos. - Welche Technologien verwendet LeManSys?
LeManSys basiert auf der .NET-Technologie von Microsoft, einer offenen Plattform für die Anwendungsentwicklung. Durch die Verwendung von .NET stellen wir hohe Produktivität, Sicherheit und Verfügbarkeit sicher, die optimale Zusammenarbeit aller Komponenten Ihres Unternehmensnetzwerkes ist so gewährleistet.
Um die Anwendererfahrung auch in Zukunft auf gewohnt hohem Niveau halten zu können, wird LeManSys ständig weiterentwickelt und verbessert, etwa durch die Verwendung fortschrittlicher Technologien wie den Microsoft AJAX Extensions. - Welches Datenbanksystem benötige ich, um LeManSys betreiben zu können?
LeManSys arbeitet mit dem SQL Server von Microsoft, einer zuverlässigen, produktiven und intelligenten Datenplattform für anspruchsvolle Anwendungen.
Unterstützt werden die Versionen SQL Server 2005 und 2008, jeweils auch in den kostenlosen und kommerziell einsetzbaren Express-Versionen. Durch die Verwendung von Microsoft-Technologien können wir dauerhaften Support und hohe Produktivität sicherstellen.
Die Anbindung an andere Datenbanksysteme ist auf Kundenwunsch realisierbar. Wegen technologischer Unzulänglichkeiten einiger MySQL-Versionen wird dieses Datenbanksystem jedoch nicht unterstützt. - Ich benötige Schnittstellen zu anderen Systemen wie etwa SAP. Kann LeManSys derartige Schnittstellen zur Verfügung stellen?
Ja. Durch seine vielseitig einsetzbare Schnittstellenarchitektur kann LeManSys nahezu alle Daten wie etwa Unternehmensstrukturen oder Schulungsinhalte einbinden.
Ein einmaliger oder regelmäßig ausgeführter Datenimport ist über einer Vielzahl von Systemen, beispielsweise über CSV-Dateien, Verzeichnisdienste wie ADS/LDAP oder auch über direkten Datenbankzugriff möglich.
Zusätzlich ist LeManSys in der Lage, für die Verwaltung von Nutzerdaten auf Verzeichnisdienste wie etwa AD/LDAP zuzugreifen und so auch einen SSO (Single Sign On) zu realisieren. - Ist Online-Support möglich?
Ja. Wir verwenden eine speziell lizensierte Version der Software TeamViewer für alle Arten von Online-Demos und Online-Support. Der TeamViewer ist direkt lauffähig und braucht nicht installiert zu werden.
TeamViewer wurde durch den Bundesverband der IT-Sachverständigen und Gutachter e.V. (BISG e.V.) mit dem Qualitätssiegel mit fünf Sternen (Maximalwert) ausgezeichnet. Alle TeamViewer-Downloads sind außerdem mit Code Signing von VeriSign signiert. Dies garantiert ihre Echtheit und schützt so beispielsweise vor Virenbefall.
Rechtliches
- Darf eine Unterweisung aus rechtlicher Sicht überhaupt elektronisch erfolgen?
Die BG weist in Ihrem Regelwerk BGR A1 ausdrücklich darauf hin, dass die Unterweisung auch mit elektronischen Medien erfolgen kann. Unser Lern-Management-System erfüllt alle Anforderungen, die an die elektronische Unterweisung gestellt werden.
Eine Ausnahme stellt hier die TRGS 555 dar. Diese besagt in Nummer 4.3 Abs. 1:
"Elektronische Medien können zur Unterstützung und Vorbereitung der Beschäftigten auf die Unterweisung genutzt werden. Die Unterweisung der Beschäftigten muss daneben aber stets auch mündlich erfolgen."
LeManSys bietet zudem eine sehr elegante Möglichkeit, selbst persönliche Unterweisungen sehr einfach dokumentieren zu können. - Was kann ich tun, um Unterweisungsinhalte an die individuellen Anforderungen in meinem Betrieb anzupassen?
Mit wenigen, leicht durchführbaren Änderungen lassen sich alle angebotenen Inhalte an die individuellen Kundenanforderungen und -situationen anpassen.
Gerade durch die Verwendung von Standard-Formaten (PowerPoint, pdf, ...) können Sie zum einen die von uns gelieferten Inhalte schnell und einfach anpassen oder die von Ihnen erstellten und im Unternehmen vorhandenen Unterlagen direkt in LeManSys integrieren. - Welche Vorteile hat eine elektronische Verständniskontrolle gegenüber einer einfachen Unterschrift des Mitarbeiters?
Die bisher geübte Praxis der Bestätigung durch die Mitarbeiter-Unterschrift gerät zunehmend in die Kritik, da nicht, wie vorgeschrieben, nachgewiesen wird, dass der Mitarbeiter die Inhalte der Unterweisung auch verstanden hat.
Für die elektronische Unterweisung ist die Verständniskontrolle bereits vorgeschrieben und wird in LeManSys automatisch durchgeführt. - Welche Risiken bestehen wegen möglicher Leistungskontrollen oder Datenschutzverletzungen in LeManSys?
Bei der Entwicklung von LeManSys standen die Forderungen und Befindlichkeiten aller Beteiligten im Vordergrund. Insbesondere wurde dabei darauf geachtet, dass keine Leistungskontrolle mit LeManSys durchgeführt werden kann und alle Forderungen des Datenschutzes vollständig beachtet wurden.
Diese Fragen wurden in allen Betrieben, in denen LeManSys eingesetzt wird, intensiv geprüft. Überall kam man zu dem Schluss, dass eine Leistungskontrolle nicht stattfindet und auch nicht stattfinden kann.
Ebenso wurde LeManSys verschiedenen Landesdatenschützern vorgestellt. Keiner von Ihnen hatte Bedenken wegen der in LeManSys erfassten Daten. - Wie kann ich möglichen Einwänden der Geschäftsleitung begegnen, auch hinsichtlich eines Risikos, das der Einsatz der Software haben könnte?
Gerade die Geschäftsleitung profitiert von LeManSys. Die gesetzlichen Verpflichtungen im Arbeitsschutz werden mit LeManSys systematisch organisiert. Somit minimiert sich das Risiko für die Unternehmensleitung und Vorgesetzte, ein Organisationsverschulden zu begehen, erheblich.
Studien und Mitarbeiterbefragungen haben mehrfach gezeigt, dass innerhalb kürzester Zeit alle Beteiligten dem System gegenüber zustimmend gegenüberstehen. Eine Akzeptanzquote von weit über 90 % ist keine Seltenheit.
Um dennoch das Risiko so klein wie möglich zu halten, bieten wir kurze Vertragslaufzeiten und unterschiedliche Nutzungsmodelle an. Das tun wir aus der Erfahrung und Überzeugung heraus, dass unsere Lernplattform auf allen Ebenen der Betriebe auf eine hohe Akzeptanz stößt bzw. stoßen wird – auch bei Ihnen. Versprochen! - Muss für den Einsatz elektronischer Unterweisungen eine Vereinbarung mit dem Betriebsrat getroffen werden?
Der Einsatz elektronischer Unterweisungen ist mitbestimmungspflichtig. Wenn Sie die Einführung eines elektronischen Unterweisungssystems in Ihrem Unternehmen planen, empfehlen wir, frühzeitig den Betriebsrat in den Entscheidungsprozess mit einzubeziehen. Wir stellen Ihnen gerne Vorlagen für eine Betriebsvereinbarung, wie sie in anderen Betrieben geschlossen wurde, zur Verfügung.
Gern führen wir LeManSys auch Ihrem Betriebsrat mit allen Funktionen vor und besprechen offen alle Fragen und Sorgen im Zusammenhang der Einführung von elektronischer Unterweisung. Da LeManSys nichts zu verbergen hat, gibt es u. a. für Betriebsräte einen vollen Lesezugriff für das System. - Wie sicher ist die Arbeit mit LeManSys?
Unser Lern-Management-System erfüllt alle aktuellen Anforderungen an die Sicherheit einer solchen Lösung. Die Verwendung aktuellster Technologie und Schutzmechanismen nach derzeitigem Stand der Technik bieten umfassende Sicherheiten.
Ein passwortgesichertes und ausgeklügeltes Rollen- und Berechtigungssystem regelt die Zugänge und Zugriffsmöglichkeiten aller LeManSys-Anwender. Im Internet-Betrieb bietet eine SSL-Verschlüsselung eine sichere Datenübertragung, so wie sie aus dem Onlinebanking-Verfahren bekannt ist. Unsere Hosting-Server sind vor unberechtigtem Zugriff mittels Passwörtern und Zugangskontrollen geschützt.
